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^ 145, 25. Juni 1SI2. Nichtamtlicher Teil. «Irl-»«»» I. b. DIM. «l,ch?°lld,I. 7727 müssen alle wesentlichen Punkte einer Anzeigenangelegenheit erkennbar sein. Zur Arbeitserledigung dieser Abteilung ge hört ferner der Verkehr mit den Inserenten und mit den Annoncen-Expeditionen, das Zusammenstellen der Anzeigen satzspiegel, Korrekturenlesen der Anzeigen, Versand verlangter Korrekturabzüge, Versand der Inserat- und Rezensionsbelege, erste Rechnungserteilung, Führung der Jnserenten- und Bearbeitungskartotheken (Formular 17 u. 18). Bet einer größeren Zahl von Zeitschriften ist Jnserenten-Kartolhe! (Formular I7>. Mm«: L Inserate: Nr 181 Betrifft: Beilagen: Nr — 181 Betrifft: S. Text zu Formular 18. Bearbeitungs-Kartothek (Formular 18s. Name: Wohnort: - - Straße: s Anzahl Auf- Preis ^Beil"?' betrifft Brief 1 2 3 °m7°" ! ! ! Sind in einem Berlage mehrere Zeitschriften vorhanden,, io empfiehlt sich sür dieses Formular die Aufnahme einer Spalte für den Namen der jeweils in Frage kommenden Zeitschrift. Wenn für jede Zeitschrift eine besondere Kartothek vorgezogen wird, so werden zweckmäßig verschiedene Farben des Kartons gewählt. VII. Korrespondenzabteilung. Anscheinend unwichtig und doch für den inneren Geschäftsbetrieb wertvoll ist eine, wenn auch kleine Korrespondenzabteilung. Ihr liegt das Schreiben nach Diktat der Geschäftsleitung und der Abtcilungsvorsteher ob. Die von den Abteilungsborsländen diktierten Brief schaften müssen von diesen, ehe sie zur Unterschrift an die Geschäftsleitung weitergegeben werden, durchgesehen und am Fuße derselben kopierfähig mit ihren Namenszeichen als durchgesehen bestätigt werden. In den schon unter »Ge- schästsleitung« erwähnten Stunden wird von einem Ange stellten der Korrespondenzabteilung die fertige Ausgangspost eingesammelt und in einer Mappe der Geschästsleitung zur Unterschrift vorgelegt. Nachdem die Unterzeichneten Brief schäften an die Korrespondenzabteilung zurllckgelangt sind, werden sie kopiert. Firmen mit größerem Briefwechsel bedienen sich praktischerwetse einer Kopiermaschine. Ferner zählt zu den Obliegenheiten der Korrespondenzabteilung die Führung der Portokasse und des Porto buch es Einnahmen in bar und in Marken gehen ihr zu aus der Tageskasse. Alle Drucksachen und Postpaketsendungen, nötigen falls auch Briefschaften, sind von den aufgebenden Geschäfts abteilungen als belastet oder nicht belastet, d. h. dem Geschäft wieder ersetzte oder nicht vergütete Portokosten zu be zeichnen, um danach in das Portobuch eingetragen zu werden. Die Kreuzbandsendringen sind von der Packerei, die Postpaket- auch eine Gliederung in eine besondere Zeitschriften abteilung, den Verkehr mit den Redaktionen, bzw. Autoren, Herstellung, Auslieferung und Vertrieb umfassend, an gebracht. Das gleiche gilt für eine größere Schul bücherabteilung. Von der Jnseratenabteilung ist der Gc- schästsleitung jährlich eine Aufstellung der Selbstkosten für eigene Anzeigen und Beilagen einzureichen, um danach nöti genfalls Belastungen der betreffenden Verlagsskontri vor nehmen zu können. Flage: Neu ausgejordert begleitadressen von der jeweils absendenden Abteilung stets rechtzeitig an die Korrespondenzabteilung abzuliefem. Massen auflieferungen von Drucksachen sind unter genauer Bezeich nung in das Portobuch zu notieren. Die Registratur wird von dieser Abteilung mit besorgt. Die am Tage ein- gelaufenen und erledigten Briefschaften mit den Kopien der hinausgegangenen Korrespondenz werden am anderen Vor mittag von der Korrespondenzabteilung gesammelt und in einer Mappe unter den einzelnen Abteilungsvorstehern zur Zirkulation gebracht. Diese haben die Pflicht, sich durch wenn auch nur flüchtiger Lesen dieser Briefschaften über den Ver kehr in den anderen Abteilungen zu unterrichten und für ihre Abteilung bestimmte, aus irgend einem Versehen ihnen etwa nicht zugegangene Mitteilungen aus diesem »Postumlauf« zu entnehmen und nötigenfalls zu verarbeiten. Es wird durch diese Maßnahme den oft unerquicklichen Auseinandersetzungen, die durch das Rivalentum besonders in mittleren und größeren Geschäften hervorgerufen werden, borgebeugt, und Ausreden über ungenügende Inkenntnissetzung können in den meisten Fällen zurückgewiesen werden. Der den Postumlaus zuletzt lesende Ressortvorstehcr hat stets unverzüglich die Briefschaften an die Korrespondenzabteilung abzuliefern. Hier erfolgt dann das »Ablegen« der Briefstücke. Für den allgemeinen Brief wechsel verwendet man die bekannten Registraturmappen je nach Bedarf in den verschiedenen Alphabetabstufungen. Bei größerem Briefwechsel mit einer Person, Firma, Gesell schaft usw. räumt man den Briefschaften eine gesonderte Mappe ein, z. B. für die Kommissionäre, Druckereien, Buchbindereien, Papierfabriken, Banken, Reisenden, Großabnehmer, Groß« inserenten usw. Für die Korrespondenz mit Autoren und Herausgebern genügen in den meisten Fällen die praktischen Schnellhefter. Man kann in der Gliederung noch weiter gehen und z. B. die Privatbestellungen von der allgemeinen Kor respondenz gesondert ablegen. Vor einer zu weit gehenden Zerteilung sei jedoch gewarnt. Postanweisungsabschnitte, Frachtbriefe, Kommissionäravise, Aviskopien usw. werden je für sich getrennt in Registraturmappen aufbewahrt. Ver vielfältigungen, wie Hektographieren, Mimeogra- phieren usw., können bei kleineren Auflagen im Hause selbst erfolgen. IVV7'
